Ata de Assembleia – Registro – Reconhecimento de Firmas – Desnecessidade
Estou com um problema com a documentação do ABC Tênis Clube (associação sem fins lucrativos), pessoa jurídica aqui registrada, que pretende registrar uma ata de assembleia geral de eleição.
Foi devolvida inicialmente por estar faltando o reconhecimento de firmas no edital de convocação e de algumas assinaturas na listagem de presenças.
O interessado pede a reconsideração e se persistirmos na exigência, que seja levantada dúvida ao juiz corregedor.
Esse nosso procedimento vem de longa data, sempre tivemos o ensinamento de que em Registro de Imóveis e em Pessoa Jurídica, sempre deve ocorrer o reconhecimento das firmas na documentação, nos requerimentos, etc. O reconhecimento só é dispensado no Títulos e Documentos, conforme orientação do sr. Oficial.
Acontece que o interessado, representante do Clube, advogado, insiste em que não é necessário, além de ser difícil, obter o reconhecimento de firmas das pessoas.
Qual a orientação sobre o que há vigente na legislação que obriga ou dispensa o reconhecimento de firmas, ou seja, se temos ou não razão em assim exigir ou se devo acatar o pedido dele e registrar a ata na forma como foi apresentado?
Caso eu tenha mesmo que subir a suscitação de dúvida, precisarei da fundamentação legal para tal.
Resposta:
- Na Lei dos Registro Públicos No Capitulo Do Registro Civil de Pessoa Jurídicas (artigos 114-121), No Código Civil (artigos 53-61) , nada menciona sobre reconhecimento de firmas da lista de presença, bem como do edital;
- No capítulo XVIII das NSCGJSP Do Registro Civil das Pessoas Jurídicas há menção de lista de presença e edital no item 34 e 34.1, porém nada mencionando quanto ao reconhecimento de firma;
- Ademais foi apresentada juntamente com o edital de convocação uma certidão de divulgação do edital assinado e com firma reconhecida, assim como em outros documentos (requerimento. Ata da AGO, dos eleitos pala AGO;
- Via de Regra a Lista de presença não poderia constar nome dos presentes com abreviação, como constou no número “8” (oito) da lista apresentada (Fulana M. Machado), e número 41 (Beltrano J. Augusto) que poderia ser mitigado. E poderia ser suprido pelo reconhecimento de firma onde aparece o nome completo (sem abreviação (como no caso do número 41 Beltrano – que teve a sua firma reconhecida) e somente nesses casos em que os nomes dos presentes estão abreviados, ou mesmo pela juntada de um cópia da CIRG autenticada ou outro documento;
- Portanto o edital de convocação e a lista de presença, poderá ser aceita da forma apresentada deferido o pedido de reconsideração, e averbando a ata da assembleia geral de eleição.
- Ver também nesse sentido uma pesquisa feita no CDT.
Sub censura.
São Paulo, 18 e Setembro de 2,023
NSCGJSP – CAPÍTULO – XVIII
34. A averbação de atas de assembleias gerais de pessoas jurídicas depende da apresentação do edital de convocação assinado por quem o estatuto designar, da ata da assembleia assinada pelo presidente da assembleia ou pelo representante legal da pessoa jurídica, da cópia da lista de presença (se houver) e de requerimento assinado pelo representante legal da pessoa jurídica.
34.1. Se a ata for apresentada em papel, deverá conter o reconhecimento de firma, da assinatura do representante legal da pessoa jurídica no requerimento ou na própria ata
CDT
Registro de constituição de Associação
Recomendações para o registro da constituição de uma associação:
1) Apresentar requerimento, estatuto social, ata de constituição e eleição dos ocupantes de órgãos administrativos com os respectivos termos de posse.
2) A ata de constituição deverá ser assinada por todos os fundadores, a caneta ou eletronicamente. Se a ata for assinada apenas pelo representante legal, deverá vir acompanhada de lista de presença original contendo as assinaturas de todos os participantes.
3) O estatuto social e o requerimento podem ser assinados apenas pelo representante legal.
4) Os termos de posse podem ser feitos individualmente para cada eleito, que o assinará a caneta ou eletronicamente.
5) As assinaturas do representante legal deverão ser feitas a caneta (com reconhecimento de firma) ou eletronicamente (com certificado ICP-Brasil). As demais assinaturas não precisam de reconhecimento de firma e, se forem eletrônicas, pode ser utilizada qualquer tecnologia amparada pelo art. 10, § 2º, da MP 2.200-2, desde que as assinaturas eletrônicas possam ser validadas por meio de consulta ao site da empresa particular responsável.
6) Deverá constar a qualificação completa de todos os associados fundadores e de todos que foram eleitos para ocupar órgãos administrativos (nome, RG, CPF, nacionalidade, profissão, estado civil, endereço residencial completo com CEP, e-mail).
7) É necessário constar no estatuto social o visto de um advogado, com nome e nº da OAB (exceto no caso de ME ou EPP).
8) No caso de sindicato, deve ser anexado o edital de convocação publicado em jornal.
9) No caso de documentos em papel, apresentar pelo menos 1 via de todos os documentos. Se forem apresentadas mais de uma via, elas deverão ser idênticas.
10) Antes do registro, será preciso fazer uma busca de disponibilidade do nome empresarial nos 10 cartórios de RCPJ da Capital, cujo custo é de R$ 36,30.
Ata de reunião ou assembleia
Lista de presença na assembleia
A lista de presença deve ser assinada pelos participantes, a caneta (não precisa de reconhecimento de firma) ou eletronicamente, podendo ser utilizada qualquer tecnologia amparada pelo art. 10, § 2º, da MP 2.200-2, desde que as assinaturas eletrônicas possam ser validadas por meio de consulta ao site da empresa particular responsável.
A lista de presença elaborada em papel e assinada a caneta pode ser digitalizada e incluída no arquivo “PDF” da ata. Mas é suficiente mencionar, na redação da própria ata eletrônica, os nomes dos participantes.
Se não houver lista de presença, deverá constar na redação da ata a relação dos participantes.
Ata de reunião ou assembleia
Todas as atas e demais documentos relevantes das pessoas jurídicas podem ser registrados, a fim de garantir que as deliberações sejam preservadas de forma ordenada e com fé pública.
Cabe destacar que é obrigatório o registro das atas de eleição dos órgãos administrativos, devendo ser observadas as disposições legais e estatutárias a esse respeito.
É de fundamental importância não deixar passar o prazo previsto no estatuto para divulgação do edital de convocação e para a realização da assembleia geral. Caso o mandato tenha vencido, procure auxílio do Oficial de Registro para verificar os requisitos para regularização.
Deverá constar a qualificação completa de todos que foram eleitos para ocupar órgãos administrativos (nome, RG, CPF, nacionalidade, profissão, estado civil, endereço residencial completo com CEP, e-mail).
Recomendamos que as atas sejam elaboradas eletronicamente, em arquivo “PDF” contendo a assinatura digital do representante legal da entidade.
Podem ser utilizados certificados digitais ICP-Brasil: e-CPF do representante legal ou e-CNPJ da pessoa jurídica.
É dispensável coletar as assinaturas eletrônicas do secretário e do presidente da assembleia.
A lista de presença elaborada em papel e assinada a caneta pode ser digitalizada e incluída no arquivo “PDF” da ata. Mas é suficiente mencionar, na redação da própria ata eletrônica, os nomes dos participantes.
Se a ata tiver que ser elaborada em papel, deverá ser feita em folhas soltas, sendo suficiente a assinatura apenas do síndico, devendo ser guardada em pasta própria pelo condomínio.
OBS.: Não recomendamos a utilização de livro encadernado de atas, que é um sistema arcaico e incompatível com a tecnologia atualmente disponível.
As atas em papel podem ser digitalizadas pela administradora do condomínio ou por terceiro contratado, desde que sejam obedecidos os requisitos da Lei nº 12.682/2012 e do Decreto nº 10.278/2020, e encaminhadas eletronicamente ao CDT para registro.
Caso prefira enviar fisicamente a ata em papel, é possível optar por receber a certificação do registro em papel ou meio eletrônico através da internet.
1 – ENTIDADE CIVIL SEM FINS LUCRATIVOS
OS DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA O REGISTRO DE UMA ENTIDADE CIVIL SEM FINS LUCRATIVOS, DE ACORDO COM O PREVISTO NO ARTIGO 121 DA LEI 6.015/73 SÃO:
a) Estatuto social em 2 vias, rubricado em todas as páginas pelo representante legal. No final, a assinatura do representante deve ter a firma reconhecida. De acordo com a Lei 8.906/94, figurará ainda o visto do advogado com o número do registro na OAB;
b) 02 (duas) vias da Ata que terá como pauta a constituição, a aprovação do estatuto e a eleição e posse da primeira diretoria com prazo determinado de mandato. A diretoria executiva deverá ter qualificados todos os seus membros; (qualificação completa: NOME, ESTADO CIVIL, PROFISSÃO, RG, CPF E ENDEREÇO).
c) requerimento ao cartório, assinado pelo representante legal;
d) lista de presença da Assembleia, contendo nomes, assinaturas e cabeçalho completo: (nome da associação, data, local e hora);
2- DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA AVERBAÇÃO DAS ATAS DE ENTIDADE CIVIL SEM FINS LUCRATIVOS
Quando não for primeiro registro, terá que ser feita a averbação do ato, e para tanto se requer quase a mesma documentação que é exigida para o primeiro registro, porém com algumas peculiaridades que o estatuto de cada entidade impõe, então vejamos:
- Requerimento, assinado pelo representante;
- Edital de convocação conforme determinar o estatuto;
- Ata da assembleia digitada em no mínimo 02 (duas) vias; (devidamente assinada e vistada pelo presidente e secretário da reunião);
- Se a assembleia for de alteração de estatuto, apresentá-lo com a nova redação em 02 (duas) vias, devidamente assinado e vistado pelo presidente;
- Lista de presença da assembleia, contendo nomes, assinaturas e cabeçalho completo: nome da entidade, data, local, hora e chamada.
*Lembrando que poderão haver casos em que será necessário solicitar documentação diversa para instruir o registro.
Ata de Reunião ou Assembleia
Todas as atas e demais documentos relevantes das pessoas jurídicas podem ser registrados, a fim de garantir que as deliberações sejam preservadas de forma ordenada e com fé pública.
Cabe destacar que é obrigatório o registro das atas de eleição dos órgãos administrativos, devendo ser observadas as disposições legais e estatutárias a esse respeito.
É de fundamental importância não deixar passar o prazo previsto no estatuto para divulgação do edital de convocação e para a realização da assembleia geral. Caso o mandato tenha vencido, procure auxílio do Oficial de Registro para verificar os requisitos para regularização.
Deverá constar a qualificação completa de todos que foram eleitos para ocupar órgãos administrativos (nome, RG, CPF, nacionalidade, profissão, estado civil, endereço residencial completo com CEP, e-mail).
Recomendamos que as atas sejam elaboradas eletronicamente, em arquivo “PDF” contendo a assinatura digital do representante legal da entidade.
Podem ser utilizados certificados digitais ICP-Brasil: e-CPF do representante legal ou e-CNPJ da pessoa jurídica.
É dispensável coletar as assinaturas eletrônicas do secretário e do presidente da assembleia.
A lista de presença elaborada em papel e assinada a caneta pode ser digitalizada e incluída no arquivo “PDF” da ata. Mas é suficiente mencionar, na redação da própria ata eletrônica, os nomes dos participantes.
Se a ata tiver que ser elaborada em papel, deverá ser feita em folhas soltas, sendo suficiente a assinatura apenas do representante legal.
OBS.: Não recomendamos a utilização de livro encadernado de atas, que é um sistema arcaico e incompatível com a tecnologia atualmente disponível.
As atas em papel podem ser digitalizadas pela própria entidade ou por terceiro contratado, desde que sejam obedecidos os requisitos da Lei nº 12.682/2012 e do Decreto nº 10.278/2020, e encaminhadas eletronicamente ao CDT para registro.
Caso prefira enviar fisicamente a ata em papel, é possível optar por receber a certificação do registro em papel ou meio eletrônico através da internet.
