Registro Civil de Pessoas Jurídicas – Registro de Livro Diário

Foi protocolado em 12-07-2024, o pedido de registro do livro diário geral nº.26, referente ao exercício de 2023, de uma Pessoa Jurídica aqui registrada. Foi apresentado o termo de abertura, o termo de encerramento, a certidão de habilitação profissional e comunicação de não ocorrência de alterações.

1. No termo de abertura e de encerramento consta contém este livro 49 folhas numeradas … e em verificação feita no livro, antes da numeração consta folha 1, folha 2, mais (mas)  a impressão é feita frente e verso, então seria página e não folha.
2. O cartório não fez até hoje nenhum registro e autenticação de livros, tenho que abrir algum livro para fazer o registro?
3. O cartório está fazendo os registros e averbações de PJ, tudo no formato eletrônico.

4. No protocolo apresentado devo devolver com alguma exigência, pois trata-se de livro nº.26 e nesta serventia não foi registrado nenhum livro, pois não teria que obedecer o princípio da continuidade?  

Resposta:

1. Se no livro constam folha 1 e folhas 2 e a impressão é feita na frente e no verso então é folhas o que deverá ser esclarecido pelo interessado ou por quem assina o requerimento. Se bem que no item 1, f. das NSCGJSP do Capitulo XVIII é mencionado páginas. Como não temos o livro fica difícil de compreender.
2. No item 5.1 do Capitulo XVIII do RCPJ consta o Livro “A” que menciona em sua parte final “ (…) ou de quaisquer outros atos, de natureza societária ou associativa, realizados pela pessoa jurídica.”, o registro poderia ser feito no livro “A” pois nas normas não há uma menção específica de onde deve ser registrado o (s) Livro Diário. De qualquer forma entendo, s.m.j. que no caso como não se trata propriamente dito da prática de ato, poderia ser aberto um livro próprio para tal mister;
3. Nas NSCGJ Capitulo XVIII já há menção de arquivos no formato PDF-A assinados eletronicamente (itens 5.2 . 5.2.2.) escriturados por meio eletrônico (itens 7, 7.1, 7.2, 9, ) e outras menções como digitalização etc. No item 53 e seguintes são para O registro e Autenticação dos Livros Contábeis de Pessoas Jurídicas). No item 56.1  cita apresentação para registro em livro eletrônico, e no item 56.2 e 57.2 quanto apresentado em papel além do arquivo de registro tipo PDF-A. E o item 5.3  diz que os livros “a” e “B” poderão ser substituídos pelo sistema de microfilmagem;
4. A orientação é o que consta das NSCGJSP Capitulo XVIII especialmente o item 53 e seguintes que deverá ser seguido no que couber, copiei, colei, negritei, destaquei, o que mais importa no mais somente complementei;
5. Ver item 2 acima, nos aqui não temos modelos, há muito tempo não visito um cartório;
6. Sim, item 1 acima e item 1, alínea “f” , exigindo a apresentação do livro anterior, observando-se sua rigorosa sequência numérica, com a comprovação de, no mínimo, 50% (cinquenta por cento) da utilização de suas páginas, e como  como trata-se do livro 26, todos os anteriores devem ser apresentados.
7. o item 1, letra “f” do Capitulo XVIII (Pessoas Jurídicas), prevê o registro e a autenticação dos livros das antigas sociedades civis (hoje sociedades simples), Associações e demais entidades.
8. O Decreto n. 3000/99 em seu artigo 258, parágrafo 4º também fala sobre a autenticação de tais livros nos órgãos competentes, Registro do Comércio, ou RCPJ ou RTD, quando se tratar de sociedade civil, entendendo-se aqui onde se acharem registrados seus atos constitutivos, para que a escrituração nela mantida, com observância das disposições legais e comprovada por documentos hábeis, faça a prova a favor da pessoa jurídica.
9. Por seu turno o artigo n.1.180 do C.C., fala ser indispensável o Livro Diário, e no artigo 1.181 que tais livros antes de serem postos em uso devem ser autenticados no Registro Público de Empresas Mercantis, mencionando em seu parágrafo único que não se fará à autenticação sem que esteja inscrito o empresário ou a sociedade empresária.

E isso

São Paulo, 17 de Julho de 2.024.

CAPÍTULO XVIII

DO REGISTRO CIVIL DAS PESSOAS JURÍDICAS

SEÇÃO

ATRIBUIÇÕES

1. É atribuição dos Oficiais do Registro Civil das Pessoas Jurídicas:

f) registrar e autenticar livros das pessoas jurídicas registradas, exigindo a apresentação do livro anterior, observando-se sua rigorosa sequência numérica, com a comprovação de, no mínimo, 50% (cinquenta por cento) da utilização de suas páginas, bem como uma cópia reprográfica do termo de encerramento para arquivo no Serviço.

ESCRITURAÇÃO

5. Além dos livros e classificadores obrigatórios e comuns a todas as Serventias no Registro Civil das Pessoas Jurídicas haverá os seguintes livros:

a) “A”, para os fins indicados no item 1, alíneas a, b e d com 300 (trezentas) folhas;

b) “B” para os fins indicados no item 1, alínea “c”;

c) “Protocolo”: para protocolo de todos os títulos, documentos e papéis apresentados diariamente para registro ou averbação;

5.1. O livro “A” servirá para registro integral de atos constitutivos de pessoas jurídicas, bem como para as averbações das alterações supervenientes do ato constitutivo, de atas de reuniões e assembleias ou de quaisquer outros atos, de natureza societária ou associativa, realizados pela pessoa jurídica.

5.2. Esse livro será composto por arquivos no formato “.PDF-A”, assinados eletronicamente pelo registrador ou por seu escrevente, contendo as imagens digitalizadas do documento em papel apresentado pelo interessado ou a anexação do arquivo eletrônico original apresentado pelo interessado, bem como a certificação do registro, que deverá indicar o número de ordem no protocolo, a data do protocolo, o número de ordem do registro e a data do registro.

5.2.1. O livro “B” servirá para a matrícula de jornais, revistas e demais publicações periódicas, oficinas impressoras e de agência notícias, bem como para as averbações de todas as alterações supervenientes das declarações ou documentos constantes na matrícula.

5.2.2. Esse livro será composto por arquivos no formato “.PDF-A”, assinados eletronicamente pelo registrador ou por seu escrevente, contendo as imagens digitalizadas do documento em papel apresentado pelo interessado ou a anexação do arquivo eletrônico original apresentado pelo interessado, bem como a certificação do registro, que deverá indicar o número de ordem no protocolo, a data do protocolo, o número de ordem do registro e a data do registro.

5.3. Os livros “A” e “B” poderão ser substituídos pelo sistema de microfilmagem, com termos de abertura e encerramento no início e no fim de cada rolo de microfilme.

7. Os Livros serão escriturados e mantidos em meio eletrônico e armazenados em sistema de gerenciamento de banco de dados adotado pela serventia.

7.1. Visando garantir a segurança dos dados, a escrituração eletrônica de todos os livros deverá observar as regras de segurança da informação previstas pelo Conselho Nacional de Justiça, além de leis e atos normativos da Corregedoria Geral da Justiça.

7.2. A escrituração eletrônica de todos os livros também deverá ser objeto de replicação e backup, com armazenamento em ambiente eletrônico seguro situado fora do prédio onde esteja situada a serventia, podendo o registrador adotar providências complementares de segurança das informações, incluindo a microfilmagem.

9. Os Oficiais de Registro Civil de Pessoas Jurídicas deverão manter exclusivamente em sistema informatizado eletrônico índice contendo os nomes atuais e números de CNPJ de todas as pessoas jurídicas registradas em sua serventia.

9.1. Será elaborado idêntico índice para todos os registros lavrados.

9.2. Entende-se como período certo, para os fins deste inciso, o ano civil ou meses nele compreendidos.

9.3. Do índice constará, além do nome da pessoa jurídica, as seguintes informações

a) No caso de sociedades e EIRELI o nome completo dos sócios e dos administradores, com a indicação de sua nacionalidade, estado civil, profissão, endereço, identidade e CPF, em sendo pessoas físicas, o nome, endereço e CNPJ para o caso de pessoas jurídicas, bem como a quantidade de cotas e o valor da participação no capital social;

b) Para as associações e fundações o nome completo dos administradores, com a indicação de sua nacionalidade, estado civil, profissão, endereço, identidade e CPF.

ORDEM DOS SERVIÇOS

10. Apresentado o título, documento ou papel, sob qualquer forma, serão anotados, no Livro de Protocolo, o número sequencial de ordem no protocolo, a data da apresentação, a natureza do documento, a espécie de lançamento a fazer (registro, matrícula ou averbação) e o nome do apresentante.

11. Cuidando-se de documento em papel, as rubricas ou chancelas somente deverão ser inseridas nas folhas após a sua digitalização, para permitir a preservação da imagem original do documento e sua perfeita reprodução, na forma como foi apresentada.

DO REGISTRO E AUTENTICAÇÃO DOS LIVROS CONTÁBEIS DE PESSOAS JURÍDICAS

53. Os Oficiais do Registro Civil das Pessoas Jurídicas podem registrar e autenticar os livros contábeis, obrigatórios e facultativos, em papel ou em formato eletrônico, das pessoas jurídicas cujos atos constitutivos nele estejam registrados, ou as fichas que os substituírem.

53.1. Quando os instrumentos de escrituração mercantil forem conjuntos de fichas ou folhas soltas, formulários impressos ou livros escriturados por processamento eletrônico de dados poderão ser

apresentados para registro ou autenticação encadernados, emblocados ou enfeixados.

53.2. A autenticação de novo livro será feita mediante a exibição do livro anterior a ser encerrado.

54. Faculta-se o uso de chancela para a rubrica dos livros, devendo constar do termo o nome do funcionário ao qual for atribuído esse encargo.

55. Não há necessidade de requerimento escrito solicitando registro ou a autenticação de livros, bastando a indicação, pelo interessado, do ato registral pretendido.

56. O registro de livros será feito por meio da digitalização integral de seu conteúdo, averbando-se ao registro de constituição da respectiva pessoa jurídica.

56.1. No caso de livro eletrônico apresentado para registro, constarão do arquivo de registro do tipo PDF-A, que será entregue ao requerente e arquivado na serventia, a folha de certificação e as imagens das páginas do livro registrado, devidamente chanceladas eletronicamente, além do arquivo apresentado pelo requerente, como anexo, sem qualquer alteração, carimbo, chancela ou rubrica.

56.2. No caso de livro em papel apresentado para registro, além do arquivo de registro do tipo PDF-A que ficará arquivado na serventia, será entregue ao requerente uma certificação do registro feita em folha avulsa, contendo a indicação do número total de folhas do livro registrado, nas quais deverão ser inseridas, a caneta, por impressão, por carimbo ou por chancela mecânica, as rubricas do registrador ou de seu preposto e a identificação da serventia.

57. A autenticação será efetuada por meio da digitalização do termo de abertura e, se o livro já tiver sido encerrado, do termo de encerramento, averbando-se ao registro de constituição da respectiva pessoa jurídica.

57.1. No caso de livro eletrônico apresentado para autenticação, constará do arquivo de registro do tipo PDF-A, que será entregue ao

requerente e arquivado na serventia, apenas a folha de certificação com a indicação do hash do livro autenticado, a imagem do respectivo termo de abertura e, se o livro já tiver sido encerrado, a imagem do termo de encerramento, devidamente chanceladas eletronicamente.

57.2. No caso de livro em papel apresentado para autenticação, além do arquivo de registro do tipo PDF-A que ficará arquivado na serventia, será entregue ao requerente uma certificação da autenticação feita em folha avulsa, contendo a indicação do número total de folhas do livro registrado, nas quais deverão ser inseridas, a caneta, por impressão, por carimbo ou por chancela mecânica, as rubricas do registrador ou de seu preposto e a identificação da serventia.

58. Se adotado o sistema de fichas, poder-se-á escriturar englobadamente ambos os livros, abrindo-se uma ficha para cada sociedade, nela fazendo constar o registro e as autenticações subsequentes.

59. As custas e emolumentos correspondentes serão cobrados na mesma proporção dos valores previstos para a autenticação de livros comerciais pelos Distribuidores.